L’essentiel à savoir sur les notes de frais

Les dépenses qu’effectue chaque entreprise du fait que ses employés soient souvent en déplacement sont multiples. Ce sont ces dépenses qui génèrent les notes de frais. Ceci étant, les entreprises sont contraintes de se conformer à un certain nombre de règles. Que devriez savoir donc sur les notes de frais ? La lecture complète de cet article pourra mieux vous informer sur les notes de frais. Focus !

Quelques risques liés à la gestion des notes de frais

Les notes de frais représentent des dépenses non négligeables dont la gestion est peu complexe. Retrouvez sur ce site le modèle de note de frais. En effet, il s’agit ici de l’un des sujets les plus sensibles pour la plupart des entreprises. Ceci dit, il faudra que chaque salarié puisse justifier les éventuelles dépenses qu’il aurait effectuées. Voilà donc l’aspect délicat des notes de frais. Imaginez un instant que certains salariés oublient qu’ils ont effectué certaines dépenses, les contrôleurs constateront des écarts dans vos comptes, quelque chose qui ne vous arrange pas. 

Dans la mesure où les justificatifs d’une note de frais seraient égarés, ne s’aurait donner lieu à un remboursement. Il va donc sans dire que seuls les justificatifs pourraient réellement prouver que vous avez engagé une dépense dans l’intérêt de l’entreprise. Il est de plus en plus constaté des fraudes sur les notes de frais.

Astuces pour limiter les risques sur les notes de frais

Pour réduire ces risques, vous allez devoir instaurer certaines règles susceptibles de vous permettre d’atteindre vos objectifs. En ce qui concerne les salariés, ils doivent être organisés dans leurs démarches. En tant que salarié, vous devriez veiller à ce que vos factures et tickets soient bien rangés, si possible, mettez-les dans une enveloppe. De même, les responsables doivent mettre en place une politique de contrôle. Vous devez les informer sur le fait que leurs notes de frais sont contrôlées. 

Outre ces astuces, en tant que société, il vous faudra nécessairement un formulaire type retraçant toutes vos notes de frais.